提交申请的最后一天是6月26日星期三下午5点.m. 申请将于2024年7月1日星期一重新开放. 如果你想在这段时间提交申请, 您将在结帐屏幕上收到一条错误消息，将阻止您提交. 2023-2024财政年度的所有申请必须在6月26日之前提交. 只有在7月1日或之后提交新年申请单.

提醒:

• 亚马逊、Office Depot、Grainger和McKesson的订单都需要申请单
• 支付给独立承包商的款项，无论金额多少，都需要申请
• 演讲嘉宾的酬金可以使用 供应商发票申请 而且不需要申请

所有申请必须在工作日于2024年6月27日下午5点前批准.m. 以便在2023-2024财政年度进行处理. 如申请未获批准, 他们将在7月1日之后的2024-2025财政年度进行处理, 2024.

工作日的申请提交将于上午8:00重新开放.m. 2024年7月1日，星期一. 在此日期或之后提交的所有申请将在2024-2025财政年度根据您的新年度预算进行处理. 

具有有效采购订单号的发票必须提交给 (电子邮件保护) 2024年7月5日之前，以便在2023-2024财政年度进行处理.

在工作日批准2023-2024财年发票的最后一天是2024年7月12日. 请确保经常检查你的工作日收件箱，并及时批准任何发票. 在7月12日之前未批准的2023-2024财年的发票有可能被记入2024-2025财年.

预付与. 请求日期

如果您在当前的2023-2024财政年度创建了一个申请，用于购买新的2024-2025财政年度的商品或服务, 根据购买的类型，您有两个选项可以在申请单上表示. 请注意, 你只能使用其中一个选项，不能同时使用. 

随着我们财政年度的结束, 我们要求您积极主动地审查您部门现有采购订单上的剩余余额. 这可以通过使用My requisition或GVSU采购订单余额报告在Workday中完成.

您还可以使用报告指南:GVSU采购订单余额链接查看有关使用有助于对财务报告进行核对的报告提示的说明.

查看采购订单平衡工作援助

报告指南:GVSU采购订单余额

如果你绝对确定供应商已经全额支付了采购订单上所购买的物品, 您可以要求关闭或减少订单，剩余的义务将被释放回您的预算.

订单上的剩余余额可能是以下原因造成的:

• 发票少于订单总额
• 更改原订单
• 折扣未反映在采购订单中
• 供应商发货或开票时出现错误

联络采购服务部: (电子邮件保护) 如有任何要求或问题.

自2024年6月4日起，将实施以下流程变更:

1. 5美元以下的发票,000(尚未与采购订单关联), 超过5美元的持续合约,000, GVSU员工可在“供应商发票请求”中填写(独立承包商除外). 这些发票不需要申请单，并将使用《博天堂官方》进行支付。
2. 如果发票通过电子邮件发送到 (电子邮件保护) 没有采购订单号, 应付帐款将为发票上列出的名称或部门指定本地成本中心. 发票将根据该成本中心进行审批. 成本中心助理应审查发票并对工作标签进行必要的更改. 如果发票少于5美元,而不是超过5美元的持续合同,000或一个独立的承包商, 发票将不需要申请单，并将根据已批准的工作标签支付. 如果发票是5美元,000或更多, 或与现有的采购订单相关联, 请将发票寄回工作日的应付账款，并在“寄回”评论框中输入订单号.
   • * *请注意, 在没有分配成本中心助理的部门, 成本中心经理将无法对发票进行更改，必须将其发送回应付账款，并在send back评论框中注明任何要求的更改.

进一步的细节, 包括工作辅助和流程图更新, 会在下周发给所有员工吗. 请留意一下你的电子邮件收件箱.

何时创建申请流程图 发票处理更新

5美元的发票,000或以上的独立承包商, 请在6月26日前提交所有申请. 您将无法在6月26日至6月30日之间创建支付发票的申请.

发票提醒发送到 (电子邮件保护) 付款手续:

• PO号码需要在发票上，而不是在电子邮件正文中
• 必须包括PO号而不是申请号吗
• 每封邮件一个附件
• 的 (电子邮件保护) 电子邮箱不监控问题，仅用于提交发票 

6月4日前, 2024, 如果你收到了来自应付账款的电子邮件和你提交的发票, 你将被要求采取进一步行动. 任何通过电子邮件发送给您的发票都已从Workday中完全删除，您需要继续执行以下选项之一:

• 重新发送发票到 (电子邮件保护) 发票上有采购订单
  • 如果您没有发票的有效采购订单号, 您首先需要创建一个申请
• 创建供应商发票请求(如果低于5,000美元且非独立承包商)
• 用你的报销卡支付发票

请联系 (电子邮件保护) 有问题吗?.

报销卡提醒: 大多数交易通常在交易日后的两到三天内寄出, 然而，可能会有延迟张贴造成的回订单或如果商家等待发货前收取卡. 我们建议您在6月14日前完成所有订单 以避免运输延误，否则可能导致交易太晚到你的工作日账户，无法包含在你的2023-2024年费用报告中. 

大多数商家会在你的订单发货时从你的消费卡中扣款. 发货可能会因缺货或特殊情况而延迟, 我们不能保证6月下旬下的任何订单将及时发送到您的工作日账户. 请提前计划，以便在六月初尽可能多地订货, 因为我们无法追溯更改您的报销卡交易的会计年度. 

请务必经常检查您的工作日费用中心是否有任何未完成的交易(住宿卡), 卡费用, 减少余额卡)并核对你的开支清单上的所有可用的东西. 请注意，您不需要等到您的旅行结束后再去核对与该旅行有关的任何费用. 我们不能张贴日期任何提交晚了, 所以你必须尽快核对你的未付费用.

自2024年6月4日起生效: 你可以提交少于5美元的发票,超过5美元的，不属于正在进行的合同的000人,使用供应商发票申请单而不是创建申请单，不应支付给独立承包商. 这应该只用于不属于现有采购订单的发票. 联络应付帐款: (电子邮件保护) 处理有关付款或供应商发票要求的任何问题. 

日记账申请必须在2024年7月5日前提交给会计部. 会计将准备日记账分录，然后提交部门审批. 所有部门的批准必须在7月12日前完成, 2024年将在2023-2024财政年度处理. 

如果您在6月30日之后启动了24财年的ISD, 请将ISD上的文件日期更改为6/30/24，以便将其发送到正确的财政年度.

预算修正案(包括内部拨款修正案)必须在2024年7月5日前制定.  的 budget amendment will route for department approvals; all department approvals must be completed by 2024年7月12日年将在2023-2024财政年度处理.

请电子邮件 (电子邮件保护) 任何与预算修订有关的问题.